Assistant aux Opérations Djibouti H/F

Mission

L’Assistant aux Opérations intervient sous la supervision de la Responsable Administratif et Financier et en collaboration avec les équipes technique pour :

  • Assurer la veille commerciale concernant les appels d’offre ;
  • Contribuer à l’élaboration administrative (collecte des documents administratifs et références) des dossiers commerciaux et à la préparation logistique de la mise en œuvre des projets ;
  • Gérer les relations avec les fournisseurs (notamment la facturation, les paiements et les relances ainsi que la comptabilisation).

Localisation

Le poste est basé à Djibouti et couvre l’organisation d’études et de missions à Djibouti ainsi que dans la sous-région Afrique de l’Est et exceptionnellement dans d’autres pays d’Afrique.

Attributions et activités

L’Assistant aux Opérations répartit son temps sur les activités suivantes:

1. Gestion administrative des projets

  • En appui à la direction administrative et financière et sous sa coordination, vous serez en charge de :
    • La collecte des données administratives des consultants en vue de l’élaboration de leurs contrats de travail, en collaboration avec l’équipe technique ;
    • L’élaboration des termes de référence des missions des consultants en vue de la signature de leur contrat, en collaboration avec l’équipe technique ;
    • La collecte et l’archivage des Attestations de bonne exécution auprès des clients jusqu’à leur obtention effective.

2. Suivi et gestion des factures

  • Réception, comptabilisation et suivi des factures fournisseurs et clients ;
  • Procéder au contrôle et au paiement des factures afférentes aux achats de produits et services de l’entreprise ;
  • Suivi rigoureux de la comptabilité par projet (Comptabilité analytique) ;
  • Tenue de la caisse, gestion de l’ensemble des dépenses par caisse + tenue Excel ;
  • Veiller au maintien des échéanciers financiers.

3. Trésorerie

  • Suivi Trésorerie (échéancier de paiement) ;
  • Centralisation des caisses (Caisse menues-dépenses + caisses missions).

4. Autres

  • Administration/secrétariat administratif et financier ;
  • Gestion des immobilisations ;
  • Et toutes autres tâches en lien avec la fonction ;
  • Achats et gestion des fournitures et consommables bureau ;
  • Veille sur la propriété et l’entretien des bureaux, outils électriques et électroniques.

5. Appui aux missions terrain

  • En appui à la direction technique, vous serez en charge de l’appui logistique des missions terrain – prendre en charge tous les aspects logistiques de la mission (billet d’avion, location voiture, réservation hôtel, …) ;
  • Comptabilité terrain (préparation des budgets, vérifications des pièces de caisse, réconciliation et comptabilisation).

6. Montage des offres – Activité commerciale

  • Vous ferez la veille commerciale afin d’identifier les offres en lien avec les métiers et la stratégie d’Insuco et les partenaires et clients potentiels en collaboration avec la directrice technique.
    • La trame d’offre en respectant la charte graphique ;
    • La mise au format des documents demandés par la direction technique dans le cadre du montage d’une offre (CV, références, fiches projets, présentation du bureau, etc.) ;
    • La partie administrative des offres : collecte et compilation des CV, références, Attestations de bonne exécution, extrait de contrat, reconnaissance administrative, financière, fiscale et sociale, etc. de Insuco et de ses partenaires pour chaque offre ;
    • Le dépôt des offres auprès des partenaires.
    • En charge de la constitution du dossier administratif des offres et en collaboration avec l’équipe technique, vous réaliserez dans le strict respect des délais demandés :

7. Communication, stratégie et projets d’entreprise

  • De manière plus générale, vous participerez pleinement à la vie de l’entreprise et au développement de son activité.
  • Vous travaillerez ainsi ponctuellement à la valorisation des actions d’Insuco : actualisation de nos références projets, participation à la mise à jour du site Internet, rédaction de contenus sur le LinkedIn Insuco, etc.
  • Vous vous investirez également dans différents chantiers structurants, comme le développement de nos outils internes ou la consolidation de nos savoir-faire et méthodologies.

Profil recherché

Formation :

  • Bac+2/3 en administration, économie, comptabilité, logistique ou domaines connexes.

Expérience

  • Expérience professionnelle ou stage dans un poste équivalent d’au minimum 2 ans. Débutant accepté s’il démontre un réel intérêt et motivation pour le poste
  • Expérience dans un bureau d’études ou en entreprise serait un atout supplémentaire
  • Travail en équipe multiculturelle serait un atout supplémentaire.

Compétences

  • Très bonne capacité organisationnelle ;
  • Capacité à travailler en autonomie ;
  • Une bonne capacité rédactionnelle et de synthèse est exigée ;
  • Une bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est requise ;
  • Une bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PPT) et de gestion comptable (SAGE Compta, etc.) est requise ;
  • La maitrise à l’oral d’une langue locale (afar, somali, arabe) est un atout supplémentaire.

    Conditions

    Poste à pourvoir dès que possible

    • Poste basé à Djibouti;
    • Contrat à durée indéterminée;
    • Forfait communication;

      Pour postuler, merci de nous envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation), avec la référence « AODjibouti2023 » à l’adresse suivante : jobs@insuco.com

      Postule directement ici

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